Der Mailserver verwaltet den Austausch der elektonischen Post im Internet. Seine Aufgabe ist mit der der Post in der Brief- und Paketzustellung vergleichbar. Auch hier werden Protokolle verwendet um den Datenverkehr zu regeln. Die wichtigsten Protokolle sind das SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol) und das POP-Protokoll (Post Office Protocol). SMTP ist für das Versenden von E-Mails zuständig. Die Aufgabe von POP ist die Regelung des Abholens der elektonischen Post vom Mailserver. Bei der Verwendung des POP-Protokolls wird in der Regel die Mail von einem Mailclient vom Server abgeholt und lokal auf dem Rechner des jeweiligen Nutzers verwaltet. Damit sind Zugriffe von Dritten auf die Mail erschwert.

Neben POP wird heute häufig auch IMAP 4 verwendet. Bei dem Einsatz von IMAP wird die Mail auf dem Server belassen. Die Verwaltung der Mail geschieht dann ebenfalls auf dem Server: Über IMAP kann die Mail in Ordnern auf dem Server verwaltet werden und diese Ordner können bei Bedarf auch anderen Mailservernutzern zugänglich gemacht werden. IMAP bietet damit die Möglichkeit einer komplexeren Verwaltung der Mails wie sie in Umgebungen benötigt wird, die Dokumente und Nachrichten als Datenquelle für eine bestimmte Arbeitsgemeinschaft nutzen wollen (Workflow).

Die Weiterleitung der Mail per SMTP kann man sich folgendermaßen vorstellen:

Der Mail User Agent kann der Netscape Messenger oder Opera sein, aber auch Outlook oder Outlook Express. Falls das POP-Protokoll verwendet wird, verwaltet der MUA die Mail lokal. Aber Vorsicht bei dem Öffnen von Anhängen - diese sind manchmal virenverseucht! Man soll n i e Mailanhänge von unbekannten Absendern öffnen.

Virenscanner leisten gute Dienste, wenn man viel Mailverkehr hat: Insbesondere Microsoft-Mailprogramme (Outlook) und -betriebssysteme sind sehr virenanfällig. MS-Office-Dokumente im Anhang sollten nur mit besonderer Vorsicht geöffnet werden, stark gefährdet sind vor allem Word-Dokumente, weil sie Makroviren enthalten können. Falls man einen Virenbefall feststellt, sollte der verseuchte Rechner sofort vom Netzwerk (sowohl Internet als auch Intranet!) getrennt werden.